Tout savoir sur la numérisation des documents d’entreprise

La numérisation est une opération très plébiscitée aujourd’hui par de nombreuses entreprises. Cela s’explique par les nombreux avantages qu’elle offre aux entreprises qui l’adoptent. Découvrez dans ce billet quelques informations essentielles que vous devez avoir sur la numérisation des documents d’entreprise.

Quels sont les avantages de la numérisation des documents d’entreprise ?

La numérisation des documents d’entreprise contribue à réduire la pollution générée par le papier. En plus d’optimiser l’efficacité du travail au quotidien tout en augmentant la productivité des employés, la numérisation vous permet également d’avoir moins de documents papier dans votre firme. Elle vous permet donc d’optimiser votre espace de travail qui peut être utilisé à d’autres fins.

Quels sont les potentiels documents à numériser ?

En entreprise, différents documents peuvent être numérisés pour une meilleure gestion des archives. On peut citer par exemple les courriers, les notes de frais, les contrats clients, les factures fournisseurs, les bordereaux de livraison, les dossiers de production, les bons de commande, etc. D’ailleurs, si vous recherchez où archiver les factures électroniques de votre entreprise, vous pouvez consulter ce site.

Quels sont les services habiletés à recourir à la numérisation de document ?

La numérisation est applicable à tous les secteurs d’activité ainsi qu’aux entreprises de toute envergure comme vous pouvez le voir ici. Cela signifie donc que plusieurs services ont la possibilité de faire recours à des prestations de numérisation. Parmi ceux-ci, figure le service des ressources humaines (RH), le service Comptabilité & Finance, le service commercial, les entreprises spécialisées dans les Études & Sondages, les médias & les services de Communication, etc.

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Le service des ressources humaines par exemple exploite quotidiennement de grands volumes de documents qui sont généralement liés à la gestion des dossiers du personnel. Il peut s’agir par exemple de contrats de travail, de document d’arrêt de travail, de justificatif (en format papier), etc. La numérisation de ces documents favorise non seulement la centralisation des flux papier et électronique pour un traitement plus fluide et efficace des données, mais elle permet aussi la pérennisation des documents.

Le service de Comptabilité et Finance, quant à lui, reçoit et traite un volume considérable de flux entrants dont la majorité est en lien avec les factures fournisseurs. La numérisation de ces factures est indispensable pour fluidifier les tâches des équipes comptables en limitant les erreurs manuelles et en réduisant les délais de traitement. Elle est nécessaire aussi puisqu’elle permet de justifier l’exactitude des déclarations fiscales, des factures émises et reçues et de toutes les pièces justificatives qui doivent être conservées pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice.

Quelles sont les différentes étapes de la numérisation ?

Pour effectuer la numérisation de vos documents, la première étape consiste à identifier vos objectifs tout en définissant le format et la résolution à appliquer à ceux-ci. La deuxième étape consiste à identifier tous les documents qui seront numérisés. Pour bien faire votre choix, vous devez non seulement vous baser sur la fréquence d’utilisation et de consultation desdits documents, mais aussi sur la durée de conservation exigée par l’entreprise, la nature de confidentialité des documents et leur état de dégradation actuel. En fonction des priorités que votre entreprise aura définies, vous pourrez privilégier certains documents que d’autres.

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La troisième étape, quant à elle, consiste à vous procurer les matériels dont vous aurez besoin pour numériser vos documents d’entreprise. Il s’agit des scanners, d’ordinateurs, des réseaux et serveurs, des logiciels spécialisés, etc. Vous pourrez en profiter pour faire le point de vos ressources humaines et financières, ce qui vous permettra de savoir s’il est réellement nécessaire de faire appel à un prestataire extérieur ou pas.

En ce qui concerne la quatrième étape, elle consiste à numériser les documents. Dès que c’est fait, vous devez vérifier la conformité des documents sélectionnés à la base à ceux qui ont été numérisés.

La dernière étape consiste à exporter les documents numériques sur différents supports. Il peut s’agir par exemple de disque dur externe, de système d’archivage électronique ou de clé USB.

Quelles sont les différentes techniques de numérisation ?

Il existe trois types de techniques de numérisation de documents. On peut citer la numérisation des documents originaux, la numérisation des documents par balayage et la numérisation des microformes. La numérisation des microformes s’applique aux supports tels que les microfiches, les diapositives et les microfilms. Pour réussir à choisir la technique la mieux adaptée pour votre entreprise, vous devez tenir compte non seulement de la taille, mais aussi du volume du document.