Le carnet de commandes est aujourd’hui un outil pratique dans l’entreprise, surtout au sein du service commercial et logistique. Son usage peut sembler banal. À ce jour, nombreuses organisations n’ont pas connaissance de son existence. Cet article révèle en quoi il est important, voire intéressant, d’utiliser le carnet autocopiant, quelle que soit l’activité de sa société.
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Importance du carnet autocopiant pour une entreprise
Les carnets autocopiants forment un assemblage de plusieurs feuillets d’aspect similaire (duplicata, triplicata ou quadriplicata). Ces supports de communication conservent une preuve écrite des transactions effectuées entre plusieurs entités. Le but est d’éviter les éventuels conflits. En plus, étant polyvalents, ils permettent d’établir divers documents, comme les factures, les bons de commande ou de livraison, les reçus, les devis, les contrats, etc. Ainsi, chaque partie possède un exemplaire conforme à l’original. Autre intérêt, le carnet de commandes améliore l’organisation interne de l’entreprise. En effet, toutes les pièces sont regroupées dans un seul carnet au lieu d’être éparpillées dans divers documents. En plus, les feuilles sont détachables.
Aussi, utiliser un carnet de commandespermet de gagner du temps. Effectivement, il n’est plus nécessaire de recopier les mêmes informations à chaque fois. Par ailleurs, il instaure un climat de confiance entre les différentes parties concernées. Les carnets autocopiants sont proposés dans différents formats (A3, A4, A5) afin de s’adapter aux différents besoins. Par exemple, dans la restauration ou la vente, le format A5 est privilégié. Il est pratique pour organiser les commandes des clients. En outre, il est possible de personnaliser son carnet. C’est notamment du cas nombre des feuilles encollées ou leur coloris (blanc, rose, jaune, bleu ou vert). La place de la reliure (sur la largeur ou la longueur), le grammage du papier, l’impression de la couverture, etc. sont également personnalisables.
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Les diverses utilités de cet outil de gestion
Le carnet autocopiant est un atout majeur pour un grand nombre de secteurs d’activité. Il n’est pas uniquement destiné aux commerciaux. On l’utilise également dans les restaurants, les pubs, etc. Les commandes étant notifiées sur les liasses, le suivi de l’addition est facilité. Le serveur donnera ensuite un duplicata au consommateur en guise de reçu. Le carnet de commandes est aussi indispensable afin d’établir les rapports d’interventions techniques, les contrats, etc. De cette façon, toutes les parties concernées possèdent un double conforme. Par exemple, dans le cas d’un contrat de location, les copies sont réparties entre le propriétaire, le locataire, et éventuellement une agence immobilière.
Autre utilité, les modules autocopiants servent aussi de documents de transport. Par exemple, pour le bon de livraison, une double copie est requise. L’une est destinée au courrier et l’autre pour le client recevant la marchandise. Pareillement, lors d’un devis, cet outil de communication est un atout indéniable pour les professionnels. En effet, il permet de recopier rapidement le devis en plusieurs exemplaires, donc un gain de temps considérable. Enfin, le carnet autocopiant est utilisé comme bon de commande. Ici, l’agent de commerce ou le vendeur s’en sert lorsque le client commande du matériel. Un duplicata est donné au client et l’autre au vendeur.