L’on entend par numérisation la transformation de vos documents physiques en fichiers numériques consultables en ligne. Si par le passé l’on devait collectionner soi-même des piles importantes de documents sensibles, il faut dire que l’évolution technologique a profondément changé la donne. Plusieurs entreprises sont alors passées à ce mode de conservation dont vous découvrirez les avantages dans cet article.
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Structuration de l’arborescence documentaire et gain de temps
Précisons tout d’abord que la numérisation de documents est une opération complexe régie par une législation stricte. Les entreprises agréées doivent alors disposer de certifications et d’outils efficaces qui leur permettent de vous offrir le meilleur des services. Elles proposent pour certaines un double service entre numérisation et stockage en entrepôt de vos documents physiques. Toutefois, pour une confidentialité optimale, elles peuvent se déplacer vers vos locaux pour y réaliser l’opération. La numérisation en elle-même consistera à scanner tous vos documents papiers, puis à les trier, organiser et ranger de façon structurée. Cela permettra alors à votre personnel d’y avoir accès rapidement et facilement selon le niveau d’autorisation que vous leur accorderez. Pour tout besoin, faites dématérialiser vos documents avec Transforms.
Sécurisation optimale des documents
Un autre avantage majeur de la numérisation est qu’elle offre une meilleure sécurisation de vos documents sensibles. En effet, certaines de vos informations sont plus sensibles que d’autres et ne doivent donc pas être consultées par tout le monde. C’est pourquoi après l’opération, vous disposerez de plusieurs niveaux d’accès que vous pourrez donner à vos collaborateurs suivant leurs profils professionnels. Il est cependant important de conserver vos documents papiers car vous pourrez en avoir besoin dans le cadre d’une procédure judiciaire entre autres. Si vous ne disposez pas d’assez d’espace dans vos locaux, confiez alors vos documents papiers à votre prestataire de numérisation. Il s’agit en définitive d’une opération technique et délicate qui nécessite d’avoir une bonne formation des outils appropriés et une logistique adaptée.
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