La conservation des documents est parfois un véritable problème dans une entreprise. Au fil des années, ils s’accumulent et peuvent constituer un stock important de papiers. Si cette paperasse est mal conservée, elle peut attirer des rongeurs et insectes nuisibles, ce qui serait fort désagréable pour l’entreprise. L’option la plus évidente serait de trouver une solution propice pour archiver l’ensemble de vos documents. Vous obtiendrez davantage d’informations sur ces moyens en parcourant notre article.
Organiser le tri et la classification des documents
Aujourd’hui, le numérique offre des méthodes pratiques pour assurer l’archivage des documents. Cette solution efficiente connaît malheureusement quelques limites concernant certains documents authentiques.
Vous réussirez donc votre archivage, en adoptant une bonne méthodologie de travail. Vous pouvez solliciter la contribution de vos collaborateurs pour trier les différents papiers par famille de dossier ou par période administrative. Il sera ensuite plus aisé de répertorier les documents et de les classer dans des boîtes de rangement. Celles-ci ont la particularité de protéger les documents d’un incendie, surtout si vous choisissez des modèles hermétiques et étanches
Procéder au rangement des documents
Le rangement des documents à lui seul peut révéler l’importance d’une bonne formation en administration. Certaines entreprises proposent même des modules de formation sur les techniques d’archivage des données. L’objectif du rangement est d’aérer les espaces et de placer les documents de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin. La loi recommande d’ailleurs que les documents conservés demeurent accessibles et surtout disponibles en cas de vérification.
Il faut donc employer des méthodes efficaces comme l’attribution de code par nature ou type de documents. Si cette tâche est trop contraignante, vous pouvez faire appel à un service spécialisé pour vous accompagner. Externaliser l’archivage permet de gagner du temps et aussi de bénéficier d’un rangement optimal. Pour prévenir l’entassement des papiers, intégrez le classement et l’authentification des documents administratifs au fur et à mesure des traitements de dossiers.
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