Les archives concernent de manière générale le stockage de documents, fichiers et enregistrements comme les papiers, œuvres d’art, objets de collection, enregistrements généalogiques. Il peut aussi s’agir de tout autre document ou tout autre objet qui doivent de préférence être classés.
Il est recommandé que ces éléments soient d’abord placés dans des cartons adaptés aux archives. Ainsi, en fonction de vos besoins, vous allez avoir le choix entre dossier d’archivage, dossier d’extension, enveloppe à rabat, enveloppe ouverte et sac d’archivage en polyéthylène entre autres.
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La taille des cartons adaptés aux archives
Bien que le format A4 soit le format standard de la plupart des documents, les boites adaptées aux archives sont disponibles du petit format pour les documents A5 aux grandes boites d’archive pour les documents A3.
A3, document de 297 mm x 420 mm
La taille de la boite réservée aux archives de taille A3 doit avoir environ 331 mm x 108 mm x 442 mm. Ces grands modèles sont souvent nécessaires pour des documents tels que les dessins, schémas, journaux, supports marketing ou même radiographies. Les cartons d’archives A3 ont tendance à être moins profonds que les boites A4 et contiennent donc moins de feuilles.
A4, document de 210 mm x 297 mm
Pour des documents de taille A4, vous allez avoir besoin des boites d’archives d’environ 380 mm x 321 mm x 290 mm. Celles-ci peuvent généralement contenir cinq classeurs à anneaux à arche à levier. Étant donné qu’un classeur à levier contient environ 500 documents A4, une seule boite d’archives peut contenir 2500 pages.
A5 pour document de 148,5 mm x 210 mm
Les cartons adaptés à ce type d’archives environnent les 256 mm x 180 mm x 76 mm. Les documents A5 peuvent tenir confortablement dans les dossiers A4 et les boites d’archives. Cependant, vous allez peut-être envisager de classer des documents plus petits –tels que des photographies, séparément dans des boites A5.
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La résistance des cartons réservés aux archives
Les cartons adaptés aux archives sont utilisés pour contenir des documents en vrac pendant de nombreuses années, parfois des décennies. Il est donc essentiel qu’elles soient fabriquées à partir de cartons solides et résistants. Cela dit, une boite d’archives en carton robuste doit avoir les caractéristiques suivantes:
Murs à double couche
Ils comportent deux couches de cannelures –le carton ondulé entre les deux couches de carton extérieures lisses. La cannelure aide à protéger le carton d’archives contre les dommages causés par les chocs. Au minimum, une boite d’archivage robuste doit avoir une double couche de carton cannelé sur les extrémités de la poignée et la base.
Fabriquées à partir de pâte à fibres longues
Les boites pour archives fabriquées à partir de pâte de bois à fibres longues proviennent généralement de résineux comme le pin et le sapin. Les longues fibres de ces arbres créent un carton à haute tension, ce qui le rend plus solide et plus résistant à la déchirure.
Sécurisée avec des agrafes ou des points de suture
La colle est généralement utilisée comme adhésif pour les cartons pour archives en carton. Cependant, si vous archivez quelque chose de lourd ou que vous recherchez le summum de la résistance, choisissez des boites d’archives avec des coutures cousues ou agrafées.
Verrouillable
Si vous choisissez de stocker vos documents auprès d’une société d’archivage spécialisée, vous n’allez plus avoir à vous soucier avec boites de stockage verrouillable. Car ces installations sont hautement sécurisées et garantissent que seul le personnel autorisé puisse accéder aux documents.
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Selon le nombre de documents que vous souhaitez archiver, il peut être plus rentable d’utiliser un service d’archivage que plusieurs boites d’archivage verrouillables.
Conclusion
En définitive, les cartons d’archives sont des fournitures utiles dans plusieurs domaines d’activités. Ils permettent de préserver des données inscrites sur papier physique pendant une période relativement longue en fonction du support choisi.
Depuis les dossiers d’archive aux dossiers d’extensions en passant par les enveloppes à rabat, la liste des options est longue. Et pour réaliser le bon choix de cartons adaptés aux archives, il vous suffit de tenir compte de la taille de vos documents et de la matière.