En tant que salarié ou dirigeant d’entreprise, vous avez déjà certainement engagé à titre personnel, des frais dans le cadre de vos activités professionnelles, en sachant qu’ils vous seront plus tard remboursés par l’entreprise. Toutefois, vous devez savoir que le remboursement de ces frais obéit au respect de certaines formalités.
Qu’appelle-t-on note de frais ?
Vous voulez savoir ce qu’est une note de frais ? C’est un document établi par un chef d’entreprise ou un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels par son employeur. Signé par le salarié, il peut se décliner en format numérique ou papier et indique les diverses dépenses effectuées par ce dernier à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle. On distingue ainsi plusieurs types de note de frais : la note de frais kilométrique qui concerne les frais de déplacement professionnels, la note de frais de restaurant en rapport avec les frais de repas, sont également pris en compte pour le remboursement, les frais d’hébergement, les frais d’abonnement et frais de télétravail.
Le fonctionnement des notes de frais
Pour que le remboursement des notes de frais soit mis en branle, certaines conditions doivent être réunies. Tout d’abord, les dépenses que vous avez engagées doivent l’être pour les besoins de l’activité de l’entreprise. C’est une condition indispensable à la validation d’une note de frais. L’employeur, suite à cela, peut opter pour un mode d’emploi bien défini en matière de remboursement de frais professionnels. Il peut donc rembourser via un barème forfaitaire ou par des frais réels. La première indemnité est fixée à l’avance et l’employé n’a pas besoin de fournir de pièces justificatives. Le montant est à ce niveau le même pour tous les salariés de la société. En ce qui concerne la seconde indemnité, l’employé doit apporter toutes les pièces justificatives contenant des renseignements précis.
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