La préparation d’un voyage à plus forte raison d’un voyage d’affaires, est une tâche considérée pour la plupart comme fastidieuse. Il en va ainsi pour le chargé de mission qui a besoin d’une bonne organisation. De la vérification de la paperasse administrative, le respect de la politique sanitaire à l’étranger, l’assurance, les affaires personnelles, il faut y parvenir sans faille. Tout doit passer au peigne fin. Pour ce faire, nous avons listé pour vous, 4 règles à suivre pour vous assurer un voyage sans le moindre risque.
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Première règle : ayez toujours avec vous des indispensables
La première question à se poser lors d’un voyage d’affaire est celle de savoir combien de temps durera ce déplacement. Cette question est importante, parce qu’elle permet de définir le besoin en ressources matérielles à mettre à votre disposition de même que les ressources financières. La question clairement abordée avec votre patron, vous pouvez à présent passer aux préparatifs. A savoir :
Quel type de valise emporter ? Pour gagner du temps à l’aéroport et éviter les risques de perte, vous pouvez n’emporter avec vous qu’une valise cabine. Voyager léger vous permettra d’être beaucoup plus mobile si vous devez changer plusieurs fois d’hébergement.
Attention. Cependant, un tel bagage nécessite une préparation minutieuse de vos affaires, afin qu’aucun ne soit confisqué lors du passage de sécurité à l’aéroport : objets coupants ou tranchants, contenants liquides trop grands, etc. En plus de votre valise, votre bagage à main doit contenir tous les documents importants pour mener à bien votre mission professionnelle, ainsi que vos objets de valeur comme :
- Vos pièces d’identités
- Votre ordinateur ou tablette
- Votre carte de vaccination
- Un smartphone
- Des vêtements adéquats
- Des cartes de visites
- Un bloc-notes et un stylo
- Un agenda de réunion
- Un portefeuille
- …et des pastilles à la menthe.
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Deuxième règle : la vérification
Vous avez déjà inséré dans une liste tout ce qu’il vous faut en termes de matériel. Vous pouvez vous féliciter, vous avez fait une partie du chemin. A présent, il est temps de passer à la seconde phase qui correspond à la vérification. Relisez votre liste, passez en revue tous les documents nécessaires pour ce voyage, vérifiez ensuite pour chacun d’eux leur période de validité.
Seront-ils toujours en règle lorsque vous serez de retour de votre parcours ? Si ce n’est pas le cas, vous devez y remédier le plus tôt possible. Il en va de même pour la connaissance de votre calendrier de vaccination. En effet, Il est possible que vous ayez besoin d’un ou plusieurs vaccins afin de voyager en toute quiétude.
Troisième règle : Les réservations
La durée du séjour connue en passant par le choix de la valise, le dressage de la liste du matériel essentiel et la vérification de ses documents, vous pouvez à présent passer à la préparation. Prévoyez de la monnaie étrangère. Et si possible celle du pays dans lequel vous vous rendrez. Si vous n’en avez pas, ayez une carte de paiement international utilisable et acceptée à l’international.
Réservez dans un hôtel qui disposerait dans le meilleur des cas, un accès à un réseau wifi afin d’être en contact avec vos collaborateurs et vos proches. Pour éviter l’accumulation de mails non lus à votre retour, mettez en place un mail automatique. Dans votre mail, indiquez les dates de votre indisponibilité ainsi que le numéro de téléphone ou le mail de la personne à contacter en votre absence.
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Vérifiez la météo. Vous n’avez pas envie de vous retrouver à porter une chemise hawaïenne en plein hiver. Prévoyez des vêtements pouvant aller aussi bien au climat que vous rencontrerez, aux évènements auxquels vous assisterez et pourquoi pas, à la culture du pays que vous visiterez.
Quatrième règle : le repos
Enfin, reposez-vous. Ceux qui seront amenés à vous recevoir attendront de vous une personne disposant de l’entièreté de ses capacités. Alors, profitez du peu de temps libre dont vous disposez lors du trajet pour vous détendre en lisant un livre ou pour vous reposer.
Conclusion
Le voyage d’affaire est l’un des éléments les plus importants pour la croissance d’une entreprise. Sa préparation nécessite l’assemblage d’un certain nombre de ressources aussi bien matérielles, financières que logistiques. Et plus important, un bon état d’esprit de la part de celui qui devra mener ce voyage.