Pourquoi et comment externaliser la rédaction de comptes rendus de réunion ?

Pourquoi et comment externaliser la rédaction de comptes rendus de réunion ?

A l’heure actuelle, de plus en plus d’entreprises ont du mal à retracer précisément les détails d’une réunion ou d’une conférence. Elles ont du mal à retenir les décisions prises et l’essentiel. Au niveau interne, certains collaborateurs se battent à constituer des documents retraçant les réunions de l’entreprise. Toutefois, les résultats obtenus ne sont pas ceux attendus, à cause de la complexité de cette tâche. Pour pallier à ce besoin grandissant, différents professionnels proposent des services de rédaction de comptes rendus de réunion. Ils font un travail de qualité ayant un niveau professionnel. L’externalisation de la rédaction de comptes rendus de réunion consiste à céder, à un prestataire professionnel, la conception des procès-verbaux de réunion ou de conférence.

Un métier qui requiert des compétences particulières

Pour bénéficier d’un compte rendu qualitatif, il est primordial de faire appel à une entreprise spécialisée dans la rédaction de ce genre de contenu. Cette dernière mettra à votre disposition un professionnel ayant les capacités nécessaires. Certaines entreprises préfèrent former en interne un collaborateur qui pourra gérer la rédaction des comptes rendus des réunions. C’est une bonne alternative, c’est vrai. Mais elle prend du temps et les risques sont nombreux. En cas de besoin, contactez Exanote, un prestataire spécialisé dans la rédaction de PV de CSE.

Des compétences spécifiques à chaque secteur

Tout le monde n’est pas compétent à la rédaction des comptes rendus des réunions des entreprises de chaque secteur d’activité. Les entreprises fournissant ce type de service ont dans leurs rangs des spécialistes de chaque domaine. D’autres entreprises ne se spécialisent que sur certains thèmes. Dans le but de fournir des comptes rendus respectant la thématique concernée. De cette manière, les contenus rédigés sont techniques et respectent le jargon du secteur. Car on distingue des comptes rendus médicaux, des comptes rendus d’assemblée générale, etc. Vous pouvez opter pour une formation spécifique.

Comment faciliter la rédaction des comptes rendus à son prestataire ?

Il existe de nombreuses mesures à prendre pour faciliter la rédaction du compte rendu à votre prestataire. Vous pouvez fournir un fichier audio de la réunion concernée à votre professionnel. Pour que le rendu final soit exceptionnel et professionnel, il est recommandé de fournir à votre prestataire, certains documents relatifs à la réunion, avant que cette dernière n’ait lieu. Ainsi, il pourra se familiariser aux intervenants et s’imprégner des divers acronymes. 

Gagner du temps et rester productif

L’externalisation de la rédaction des comptes rendus permet de gagner en temps. Pendant que les spécialistes se chargent de la rédaction, vos collaborateurs et pouvez rester productif, chacun dans son domaine d’expertise. Pendant la réunion, tous les participants pourront rester concentré sur l’objectif de cette dernière. Il n’y aura pas de soucis à se faire, votre rédacteur fera son travail.

Présenter un compte rendu clair, précis et vérifié

Déléguer la rédaction du compte rendu de votre réunion d’entreprise à un prestataire professionnel, c’est être sûr de disposer d’un contenu de qualité. Aussi bien dans le fond que dans la forme. Votre compte rendu sera rédigé de manière claire et précise et concise. Aussi, tous les détails relatifs à la réunion y seront mentionnés.

Garantir l’objectivité

Dans les entreprises, les relations entre les collaborateurs ne sont toujours pas au beau fixe. Ce qui peut conduire à des échanges de paroles, des divergences de points de vue. L’impartialité du rédacteur de comptes rendus vous assure un contenu qui retrace complètement les propos tenus par chacun. Le fait d’être neutre permet au rédacteur externe de rester objectif.

Garantie du respect des délais de livraison

En recourant à un prestataire externe, vous pouvez être sûr que votre compte rendu sera disponible à temps. En effet, votre rédacteur de comptes rendu respectera les délais de livraison convenus dès le départ.