L’établissement d’une facture après une vente est obligatoire pour permettre la traçabilité des opérations. Ce papier est mis à la disposition du client après que les produits ou services acquis y soient relevés. Compte tenu de l’importance qu’ont les factures dans une entreprise, plusieurs techniques ont été développées pour permettre leur facilité d’établissement et leur conservation. Voici un peu comment vous pouvez gérer les factures dans votre entreprise.
Contents
Utiliser un logiciel de facturation
Une bonne méthode de gestion des factures dans une entreprise de nos jours est l’utilisation d’un logiciel spécialisé. Un logiciel de facturation est un procédé informatique qui permet d’établir et en même temps de conditionner automatiquement une facture. Vous pouvez prendre exemple sur GetYooz qui est un logiciel de facturation très adapté pour les entreprises.
La plupart d’entre eux sont disponibles en différentes gammes en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. L’offre d’entrée de gamme permet juste de procéder à une facturation. Si vous avez besoin de services plus poussés comme le suivi des impayés, la prise en charge des recouvrements et autres, il vous faudra une offre plus poussée du logiciel. En optant pour cette mode de gestion, vous jouissez d’un service totalement automatique. Les clients n’ayant pas soldé seront régulièrement relancés par le logiciel.
Les factures sont automatiquement conservées dans une base de données une fois qu’elles ont été réglées. La gestion des factures dans une entreprise par un logiciel de facturation permet aussi de rendre tout le processus automatique sans que la comptabilité ait à trop se gêner. Il faut aussi remarquer que les erreurs liées à la mention légale ou aux calculs ne sont plus à craindre quand vous utilisez un logiciel de facturation.
Vous aimerez aussi : Professionnels : Les avantages de la facturation électronique
Recourir à l’option de la facture sur tableur
À part les logiciels de facturation, il existe encore une autre méthode informatique de gestion des factures dans une entreprise. Il s’agit de l’option de la facture sur tableur. Ce moyen de gestion consiste à la création d’un logiciel appartenant personnellement à l’entreprise. Il est programmé avec des champs à remplir des différentes informations qui déterminent une facture en bonne et due forme.
Il s’agit bien là des mentions obligatoires que vous aurez juste à compléter avec les identifiants du client, les produits ou services achetés, les tarifs et autres. Une fois la facture établie, elle est imprimée et mise à la disposition du client. Cette méthode est tout aussi rapide et facile pour gérer les factures à condition que le logiciel ait été bien développé.
Le facturier papier pour gérer les factures dans une entreprise
Le facturier papier est l’option de gestion des factures la plus classique qu’il est encore possible de retrouver surtout dans les petites entreprises. Il s’agit d’un carnet avec des factures préalablement imprimées et comportant les mentions obligatoires. Une fois la vente conclue, il suffira ensuite de remplir les différents champs avec les informations adaptées à l’aide d’un stylo. Ainsi, vous devrez renseigner sur la facture papier les produits achetés, le prix unitaire, le prix total, etc. Le principal inconvénient dans ce cas est que vous vous retrouverez avec beaucoup de papiers à gérer et à stocker par la suite.