Comment bien organiser les déplacements de ses commerciaux ?

Comment bien organiser les déplacements de ses commerciaux ?

Dans l’économie mondiale d’aujourd’hui, les voyages d’affaires sont un élément important et nécessaire de la conduite des affaires d’une entreprise (grande ou petite). Malheureusement, cela peut s’avérer être un aspect chronophage, coûteux et frustrant de la conduite d’affaires à grande échelle si cela n’est pas bien organisé.

Voici une liste de conseils pour rendre le processus plus rentable et efficace tout en évitant les frustrations.

Envisagez de faire appel à une société de gestion des voyages d’affaires

Nous recommandons de confier l’organisation à une agence de voyage d’affaires. C’est un moyen efficace de libérer votre personnel pour des projets plus urgents. C’est également le moyen le plus efficace de trouver les meilleures offres. Comme ces sociétés ne s’occupent que de l’industrie du voyage, elles comprennent tous les aspects uniques qui affectent les voyages d’affaires, comme la réservation de chambres et la garantie que vos employés disposent des commodités nécessaires pour travailler.

Un autre avantage de l’utilisation d’une agence de voyage est qu’en cas de problème avec les réservations ou les vols de vos collaborateurs, ils ont un numéro de téléphone à appeler pour que les choses soient résolues rapidement. Ces experts ont souvent beaucoup de connaissances !

Créez des comptes professionnels

Que vous prévoyiez de confier à un seul associé la gestion de tous les voyages d’affaires de votre entreprise ou que vous demandiez à chaque employé de faire ses propres réservations, il est judicieux d’établir des comptes professionnels auprès de compagnies aériennes et d’hôtels réputés. Cela permet non seulement à vos employés de choisir leur lieu d’hébergement et leur compagnie aérienne, mais aussi d’obtenir des réductions pour l’entreprise.

Combinez les voyages

Réduire les voyages au minimum est le meilleur moyen d’économiser de l’argent et de gérer les déplacements. Encouragez les employés à tirer le meilleur parti de chaque voyage en combinant les ventes et les appels de suivi.

Apprenez-leur à programmer des rendez-vous avec plusieurs clients à des dates qui coïncident afin de pouvoir les traiter en un seul voyage plutôt que de faire plusieurs voyages dans la même région pour différents clients. En plus de leur faire gagner du temps, c’est aussi un moyen de rendre les voyages d’affaires de vos collaborateurs plus organisés et fructueux. En effet, lorsque le voyage prendra fin, plusieurs réunions auront eut lieu, des échanges entre différents partenaires auront permis d’agrandir votre réseau, et peut-être certains contrats auront déjà été signés !

Utilisez la technologie

Optimisez le nombre de voyages que vos employés doivent faire chaque mois en mettant en place une technologie qui leur permet d’organiser des téléconférences pour les petites réunions, laissant les voyages pour les événements plus importants tels que les grandes conventions industrielles ou les négociations qui nécessitent des signatures.

Les voyages d’affaires sont une nécessité pour de nombreuses entreprises, mais ils ne doivent pas nécessairement être un processus chronophage. En confiant vos procédures de voyage et en utilisant les ressources d’experts de voyages, vous pouvez réduire les coûts et le temps passé à l’organisation.